Autorem druhé části seriálu odborných článků je Petr Růžička, Sales Business Development MGR.Sales

Cisco Webex je webová konference provozovaná kdesi „v cloudu“.

Reálně to znamená, že služba je zákazníkovi dostupná 24/7/365 bez toho, aby bylo nutné na jeho straně instalovat jakékoliv zařízení a starat se o jeho provoz. Webex funguje na protokolu HTTPS, takže mu nedělají problémy firewally, je mu jedno jestli používáte iPad, jste nadšeným uživatelem Windows nebo fanouškem Apple Mac OS, popř. fungujete jenom na svém ověřeném BlackBerry. Funguje všude. Webex je neskutečně mocný a flexibilní nástroj, který, jak uvidíme, dokáže dělat kouzla, občas zázraky, ale hlavně dokáže změnit způsob, jakým člověk funguje. Resp. dokáže to nabídnout, změnu samotnou musí člověk, firma udělat sám. První díl seriálu najdete zde

Proč Cisco Webex používat?

Máme problém, který je zapotřebí vyřešit, rozhodnu se tedy naplánovat schůzku a pozvat 5 svých kolegů. Nastartuji svůj oblíbený Microsoft Outlook, vytvořím v kalendáři meeting a přizvat 5 kolegů. Chvilku bojuji s tím, jaký zvolit čas, protože někdo musí přijet z Brna, jiný z Ostravy někdo má za 15 minut další setkání na druhém konci Prahy – prostě realita. Nakonec se všechno podaří a schůzka je hotová. 4 účastníci potvrdí, pátý odmítne, protože zapomněl na důležité setkání s klientem, které nedal do kalendáře. Schůzku tedy s vypětím sil přeplánuji. Den před schůzkou mi odmítne kolega z Brna, protože musí k zubaři, který má poslední volné místo a je to urgentní. Pochopitelně. Schůzku tedy s vypětím sil přeplánuji. A je tu velký den – koná se meeting. Kolega z Ostravy uvíznul v dopravní zácpě. A člověk, co sedí hned vedle mě, musel zůstat doma s nemocným dítětem. Co naděláme, schůzku s vypětím sil (opět) přeplánujeme na jindy, na příznivější postavení hvěz a konstalaci Měsíce. Problém, který jsme se rozhodli řešit je nevyřešen, klient si zoufá, peníze utíkají a firemní produktivita  líně polehává v koutě.

A teď to zkusme jinak – máme problém, který je zapotřebí vyřešit (něco mi to připomíná, ale to byla  jiná realita...). Naplánuji tedy schůzku za pomoci Outlooku, přizvu 5 kolegů. To, že je někdo v jiném městě nehraje roli, nikdo nemusí nikam jezdit.  Schůzka proběhne pomocí Cisco Webex technologie, takže v Outlooku plánuji jako vždy, ale stiskem tlačítka se do pozvánky vloží údaje, které identifikují účastníka a hyperlink, který umožní přístup na meeting. Integrace s Outlookem je bezbolestná.

Nadešel den D – kolegové zůstali v Ostravě a v Brně, nikde neuvázli. Ten, kdo zůstal doma, klidně zůstat může, meeting se kvůli tomu nemusí ani rušit ani přeplánovat. Jenom se udělá „trošičku“ jinak. Každý z účastníků si spustí Webex – pokud je u počítače, tak třeba z Outlook pozvánky – jenom klikne na unikátní link, zadá heslo a otevře se mu prostředí Cisco Webex v jeho browseru. V jakémkoliv browseru, rozhodně není nutné použivat IE verze 6.x nebo něco podobného. Webexu nevadí Safari, Chrome a ani IE. Ve finále se nejen všichni slyšíme (ať už přes VoIP nebo přes telefonní hovor), ale také se skoro všichni vidíme (máme víceméně instantní videokonferenci). Protože potřebujeme diskutovat nad tabulkou, můžeme se na ní všichni podívat, dokument nasdílíme a i ten, kdo je na (trochu chytřejším) mobilním telefonu dokument vidí a chápe o čem je řeč. Ten kdo zůstal doma se taky může účastnit – připojení k Internetu a počítač (nebo tablet nebo chytrý telefon)  je to jediné co potřebuje. Pokud je někdo na cestách, otevře Webex na mobilním zařízení – ať se jedná o Nokii, BlackBerry, Android, dnes tak oblíbený iPhone nebo iPad – specializovaná aplikace mu zprostředkuje plnohodnotnou funkcionalitu Webexu, kterou omezují pouze možnosti toho kterého zařízení. Meeting se nemusí ani přesouvat, rušit ani měnit. Nemusí se kvůli němu ani cestovat. Ani vstávat z pracovního místa. Ani platit benzín. Trávit hodiny cestováním v autě. Dá se s tím zkrátka jinak pracovat. Jinak, než jak jsme byli do teď zvyklí. Díky integrované videokonferenci si lidé neskáčou do řeči (jako se tomu děje na konferenčních hlasových schůzkách – tady prostě člověk vidí, že někdo jiný domluvil). Problémy se dají řešit mnohem rychleji než doteď.

Dovolte mi uvést ještě jeden příklad z praxe. PR oddělení má na starosti nový design loga, vizitek, dopisních papírů a podobného materiálů. Proto je potřeba komunikovat s grafikem, který ale není náš, ale externí. Spolupráce vypadá následovně – grafik pošle návrh mailem v PDF. Jakmile ho PR v emailu uvidí, zjistí, že zelená není dost zelená a pošle zpět připomínky. Na druhé straně, možná i druhý den (email přece jenom není synchronní nástroj) grafik uvidí email, naplánuje si čas a časem zelenou změní. Pošle zpět PDF mailem. PR vyskočí na desktopu oznámení o novém emailu, přeruší všechno, co zrovna dělá, podívá se na design a po chvilce usoudí, že “to logo má být nějak víc vpravo“. Zavolá, ale grafik to nebere, má jinou zakázku na které pracuje, takže PR popíše návrh emailem. Další den se na to grafik podívá, zvedne oči k nebi, posune logo doprava a pošle návrh v PDF... A tak pořád dokola. Vyřešit problém trvá dny. Nebo? Nebo si při prvním návrhu PR i grafik udělají Cisco Webex. Je jedno, že grafik sedí v jiném městě a má Mac, přičemž naše PR sedí u PC. Naše PR udělá meeting, předá řízení grafikovi, ten nasdílí obrazovku svého Photoshopu, InDesignu nebo něčeho podobného a následně podle instrukcí změní jak zelenou, tak umístění loga. Pokud se návrh přes noc změní nebo se někomu něco rozleží v hlavě, tak se udělá další spontánní meeting, kde všechno dokončí. Rychle, efektivně.

Co Webex umožnuje?

Webex umožnuje udělat mobilní konferenci a to se vším všudy – umožnuje posílat videa účastníků, sdílet obrazovku, spolupracovat na jednom dokumentu (komentovat, barevně označovat detaily atp.), samozřejmé je propojení pomocích hlasových služeb. Uživatel se může připojit pomocí VoIP, ale ruku na srdce, i v našich podmínkách kvalita hlasu potom může kolísat, protože pásmo připojení není zaručené. Webex proto umožňuje kombinovat i hlasové připojení přes telefonní linku. Potom, pokud se jedná např. o zákazníka banky, můžeme zaručit kvalitu hlasového spojení. Webex nabízí i tzv. toll-free čísla, tj. čísla, kam zákazník může zavolat a za hovor neplatí. Stejně tak je samozřejmostí v dnešním globálním světě nabídnout jako součást služby telefonní čísla, na které se dá zavolat v každé zemi, takže účastníci konference nemusí volat na jeden centrální bridge, který je třeba v jiném státě (dokážete si představit náklady managera, který cestuje do Německa a zavolá na konferenční bridge do ČR mobilním telefonem?). Pomocí Webexu se dá nejen udělat meeting ať už spontánní nebo plánovaný. Málokdy se musí rušit, protože účastníci se mohou připojit i na dálku, nemusí být fyzicky v kanceláři. Lze dělat i zcela jiný typ školení – bez toho, aby se celá firma někam sjela na jedno místo a jedli, pili, hodovali... a pár hodin se taky něco učili. Pomocí Webexu se dá celá firma proškolit za hodinu včetně testů. Celý meeting se dá nahrát -  včetně videa, audia a poznámek na obrazovce, takže pokud někdo školení minul, popř. se na něj chce podívat později, velice jednoduše může - kliknutím na link.

Jak moc se Webex používá?

Každý den se na platformě Cisco Webex uskuteční cca. 310 tisíc meetingů. Co se týká mobilních zařízení přibližně 10% učastníků dnes na meeting přistupuje právě přes ně (na Apple App Store byla Webex aplikace stažena více než 1 milión krát). Je tedy vidět, že Webex je nejenom platforma robustní a jednoduchá, ale i používaná.